Cliniques Sainte Sylvie (« la Clinique », « nous ») exploite une application interne de gestion clinique utilisée par le personnel médical et administratif pour la prise en charge des patients (consultations, hospitalisation, maternité, chirurgie, laboratoire, imagerie, pharmacie et facturation). Cette politique explique quelles données sont traitées par l'application, comment elles sont utilisées, conservées et protégées.

Cette application n'est pas un portail public : elle est utilisée exclusivement par le personnel autorisé de la Clinique. Les patients n'y créent pas de compte eux-mêmes ; leurs données sont saisies et gérées par le personnel dans le cadre de leur prise en charge.

1. Données que nous traitons

Données des patients

• Identité et coordonnées (nom, date de naissance, sexe, téléphone, adresse)
• Numéros d'assurance/prestations (CNPS, Couverture Santé Universelle — CSU) lorsque applicables
• Dossier clinique : consultations, diagnostics, ordonnances, séjours hospitaliers, dossiers de maternité (visites prénatales, accouchements, nouveau-nés), résultats de laboratoire et d'imagerie
• Informations de facturation et de paiement (factures, paiements, mode de règlement)
• Photo de profil du patient (facultative, ajoutée par le personnel)

Données du personnel

• Identité, coordonnées, rôle/fonction au sein de la Clinique
• Identifiants de connexion et mot de passe (stocké de façon chiffrée, jamais en clair)
• Photo de profil (facultative, modifiable par l'utilisateur lui-même)

Données techniques

• Cookie de session nécessaire à la connexion sécurisée à l'application
• Journaux techniques (horodatage des actions) à des fins de sécurité et de traçabilité clinique

2. Finalités du traitement

Les données sont utilisées exclusivement pour :

• Assurer la prise en charge médicale des patients (consultation, hospitalisation, maternité, chirurgie, laboratoire, imagerie, pharmacie)
• Gérer la facturation et les paiements
• Administrer les comptes et rôles du personnel
• Produire des statistiques internes et rapports d'activité de la Clinique
• Assurer la sécurité, la traçabilité et la conformité réglementaire des dossiers

3. Conservation et sécurité

Les données sont stockées dans une base de données sécurisée, accessible uniquement au personnel authentifié selon son rôle (réceptionniste, infirmier, médecin, pharmacien, technicien de laboratoire/imagerie, caissier, gestionnaire, administrateur). L'accès à chaque module est restreint par un système de permissions basé sur les rôles.

Conformément aux exigences de conservation des dossiers médicaux, les dossiers cliniques et de facturation ne sont jamais supprimés définitivement ; ils sont archivés ou marqués comme annulés/inactifs si nécessaire, tout en restant traçables.

Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée (hachage) et ne sont jamais accessibles en clair, y compris par le personnel administratif.

4. Partage des données

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Les données ne sont partagées qu'avec :

• Les organismes d'assurance ou de prise en charge (CNPS, CSU) dans le cadre de la facturation d'un patient assuré, lorsque cela est requis
• Les autorités compétentes, si la loi camerounaise l'exige (réquisition judiciaire, obligations de santé publique)

5. Données des mineurs et nouveau-nés

Dans le cadre du module maternité, des informations relatives à des nouveau-nés et mineurs peuvent être enregistrées (poids de naissance, score d'Apgar, état de santé). Ces données bénéficient des mêmes mesures de protection que celles des autres patients et sont gérées sous la responsabilité du personnel médical et des parents/tuteurs légaux.

6. Vos droits

Tout patient ou membre du personnel peut demander l'accès à ses données, leur rectification en cas d'erreur, ou des précisions sur leur traitement, en s'adressant directement à la Clinique aux coordonnées ci-dessous. Les demandes de suppression sont traitées dans la limite des obligations légales de conservation des dossiers médicaux et comptables.

7. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions de l'application ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

8. Contact

Cliniques Sainte Sylvie (“the Clinic”, “we”) operates an internal clinic management application used by medical and administrative staff to manage patient care (outpatient consultations, hospitalization, maternity, surgery, laboratory, imaging, pharmacy, and billing). This policy explains what data the application processes, how it is used, retained, and protected.

This application is not a public portal: it is used exclusively by authorized Clinic staff. Patients do not create their own accounts — their data is entered and managed by staff as part of their care.

1. Data we process

Patient data

• Identity and contact details (name, date of birth, sex, phone, address)
• Insurance/coverage numbers (CNPS, Couverture Santé Universelle — CSU) where applicable
• Clinical records: consultations, diagnoses, prescriptions, hospital stays, maternity records (antenatal visits, deliveries, newborns), laboratory and imaging results
• Billing and payment information (invoices, payments, payment method)
• Patient profile photo (optional, added by staff)

Staff data

• Identity, contact details, role/function within the Clinic
• Login credentials and password (stored encrypted, never in plain text)
• Profile photo (optional, editable by the user themselves)

Technical data

• Session cookie required for secure sign-in to the application
• Technical logs (action timestamps) for security and clinical traceability purposes

2. Purposes of processing

Data is used exclusively to:

• Provide medical care to patients (consultation, hospitalization, maternity, surgery, laboratory, imaging, pharmacy)
• Manage billing and payments
• Administer staff accounts and roles
• Produce internal statistics and activity reports for the Clinic
• Ensure security, traceability, and regulatory compliance of records

3. Retention and security

Data is stored in a secure database, accessible only to authenticated staff according to their role (receptionist, nurse, doctor, pharmacist, laboratory/imaging technician, cashier, manager, administrator). Access to each module is restricted by a role-based permission system.

In line with medical record-keeping requirements, clinical and billing records are never permanently deleted; they are archived or flagged as cancelled/inactive when needed, while remaining traceable.

Passwords are stored in encrypted (hashed) form and are never accessible in plain text, including to administrative staff.

4. Data sharing

We do not sell or rent any data. Data is only shared with:

• Insurance or coverage bodies (CNPS, CSU) for billing an insured patient, where required
• Competent authorities, where required by Cameroonian law (court order, public health obligations)

5. Minors' and newborns' data

As part of the maternity module, information relating to newborns and minors may be recorded (birth weight, Apgar score, health status). This data receives the same protections as other patient data and is managed under the responsibility of medical staff and parents/legal guardians.

6. Your rights

Any patient or staff member may request access to their data, correction of errors, or clarification on how it is processed, by contacting the Clinic directly using the details below. Deletion requests are handled within the limits of legal medical and accounting record-retention obligations.

7. Changes to this policy

This policy may be updated to reflect changes to the application or to applicable regulations. The last updated date is shown at the top of this page.

8. Contact